問題
秘書Aの上司は、業務がたまると「君に任せる」と細かい雑務をまとめて指示することが多い。複数の用件を上司から一度に頼まれたとき、Aの仕事の進め方として、最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1頼まれた順に一つずつ仕上げ、終わるたびに次の指示を待つ
- 2締め切りや上司・取引先への影響度から優先順位を決め、見通しを立てて段取りする
- 3上司に判断を委ねたいので、どれから手をつけるか一件ごとに逐一尋ねる
- 4すべて同程度に大切と考え、どれも中途半端にならないよう同時並行で少しずつ進める
- 5自分が得意で早く片付く仕事から始め、苦手なものは最後に回す
正解
2. 締め切りや上司・取引先への影響度から優先順位を決め、見通しを立てて段取りする
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解説
複数の用件を任されたら、頼まれた順や得手不得手ではなく、締め切りと影響度を基準に優先順位をつけ、全体の見通しを立てて段取りよく進めるのが基本である。緊急で影響の大きいものから着手し、待ち時間に別作業を挟むなど効率も工夫する。一件ごとに上司の判断を仰いでいては相手の手をわずらわせ、同時並行ですべて薄く進めるのも仕上がりが遅れる。任された仕事を計画的にさばく段取り力が、補佐役の実務能力として評価される。
一問一答
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