問題
秘書Aは、上司から「来月の業界団体の懇親会に出席する。準備を頼む」と指示された。Aが先回りして行う準備として、不適当と思われるものはどれか。
選択肢
- 1会場の場所・時間・会費を確認し、当日の上司の予定に支障がないか調整する
- 2会場までの交通手段や所要時間を調べ、上司に提案できるようにしておく
- 3上司が誰と会う可能性があるか、過去の名刺や記録から関係先を把握しておく
- 4出欠の返事や会費の支払いといった事務を、上司に確認せずAの判断で済ませる
- 5当日の服装や持ち物について、必要なら上司にそれとなく確認しておく
正解
4. 出欠の返事や会費の支払いといった事務を、上司に確認せずAの判断で済ませる
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解説
秘書の先回りは「上司が判断・行動しやすいよう下準備を整える」ことであって、上司に代わって意思決定まで済ませることではない。出欠の返答や会費の支払いは上司の意向に関わるため、確認せず勝手に処理するのは越権で不適当である。会場や交通の確認、関係先の把握、服装の確認はいずれも上司を助ける適切な準備。気を利かせることと出過ぎることは紙一重であり、判断が要る部分は必ず上司に委ねる線引きが大切である。
一問一答
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