問題
秘書Aの上司が会議中に、取引先から「明日の打ち合わせの開始時刻を1時間早めたい」と電話が入った。上司の明日の予定には、その打ち合わせの前に別の面会が入っている。Aの対応として、最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1上司の予定を変えればよいので、Aの判断で時刻変更を承諾する
- 2一度返事を保留し、上司に確認したうえで折り返すと伝えて、確実に上司の判断を仰ぐ
- 3前に面会が入っていて無理だと、その場でAが断ってしまう
- 4会議中の上司にすぐ取り次ぎ、その場で電話に出てもらう
- 5取引先に、上司から直接かけ直させると言って一方的に電話を切る
正解
2. 一度返事を保留し、上司に確認したうえで折り返すと伝えて、確実に上司の判断を仰ぐ
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解説
日程の変更は上司本人が決めるべき事項であり、前後に別の予定があればなおさら秘書が独断で承諾も拒否もできない。いったん返事を保留し、上司に確認して折り返すと伝えるのが正しい。会議中の上司にその都度取り次ぐのは進行を妨げ、相手に断りなく「かけ直させる」と一方的に切るのも失礼である。相手の要望を正確に受け止めつつ、最終判断は上司に委ね、確実に橋渡しするのが補佐役としての適切な動きである。
一問一答
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