問題
上司に来客があり面談中である。そこへ別の急ぎの電話が入った。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1面談中なので、電話の相手に断って後でかけ直すと伝える
- 2面談を中断させ、すぐに電話を上司につなぐ
- 3用件と相手の名前をメモにして、面談中の上司にそっと渡す
- 4上司に代わって、Aが電話の用件を処理する
正解
3. 用件と相手の名前をメモにして、面談中の上司にそっと渡す
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解説
面談中の上司に急ぎの電話が入った場合は、相手名と用件を簡潔にメモし、面談を妨げないようそっと差し出して上司の判断を仰ぐのが適当である。すぐにつなぐと来客に失礼で、勝手に断ると本当に急ぎなら不都合が生じ、秘書が独断で処理するのは権限外となりうる。上司が「すぐ出る」「後で」と判断できるよう材料を渡す、これが取り次ぎ判断の基本姿勢である。
一問一答
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