問題
上司への面会を求めて予約のない客が訪れた。秘書Aの対応として不適当なものはどれか。
選択肢
- 1相手の会社名・氏名・用件を確認する
- 2上司の都合を確認してから、会えるかどうかを伝える
- 3予約がないので、用件も聞かずに丁重に断る
- 4上司が会えない場合は、後日の予約を勧める
正解
3. 予約がないので、用件も聞かずに丁重に断る
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解説
予約がない客でも、まず会社名・氏名・用件を確認するのが基本である。用件を聞かずに断るのは不適当で、重要な取引先や緊急の用件を取り逃がす恐れがある。確認した上で上司の都合を尋ね、会えるなら取り次ぎ、会えなければ理由を述べて後日の予約を勧めるなど代替案を示す。秘書は会わせるか否かを独断せず、判断材料を上司に伝えて指示を仰ぐ「取り次ぎ役」に徹する。
一問一答
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