問題
上司から「来週の会議に使う資料を作っておいて」とだけ指示された。秘書Aがまず確認すべきこととして、最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1資料の体裁を上司好みにできるか
- 2資料の目的・内容・部数・期限など、作成に必要な条件
- 3会議室の場所と広さ
- 4会議に出席する人の昼食の手配
正解
2. 資料の目的・内容・部数・期限など、作成に必要な条件
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解説
「資料を作っておいて」という大まかな指示では、目的・盛り込む内容・部数・仕上げる期限などが分からないと正しく作れない。まずこれらの条件を確認するのが適当である。条件があいまいなまま着手すると、意図と違う資料ができて手戻りになる。体裁の好みや会議室、昼食の手配は資料作成の本筋ではない。指示が抽象的なときは、5W3Hを意識して必要な情報を確認し、認識をそろえてから取りかかるのが鉄則である。
一問一答
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