問題
上司が出張中に、社内会議の開催日が変更になったという連絡が入った。上司はその会議に出席予定である。このときの秘書Aの対応として、最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1上司が戻ってから報告すればよいので、それまで何もしない
- 2変更後の日時を上司の予定と照合し、出張中の上司に速やかに知らせて指示を仰ぐ
- 3上司の代わりに会議の主催者へ欠席する旨を伝える
- 4上司の予定を勝手に動かし、変更後の日時を予定表に入れておく
- 5会議の主催者に、上司の都合で日程を元に戻すよう依頼する
正解
2. 変更後の日時を上司の予定と照合し、出張中の上司に速やかに知らせて指示を仰ぐ
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解説
上司の予定に影響する変更は、出張中であっても速やかに知らせ、出席可否や調整の指示を仰ぐのが秘書の役割である。判断するのはあくまで上司である。戻るまで放置すると対応が遅れ不適当。欠席連絡や予定変更を独断で行う、主催者に日程を戻すよう求めるはいずれも越権で不適当。秘書は情報を正確に上司へつなぎ、上司の意思決定を支えることに徹する。緊急性を見極めた連絡が肝心である。
一問一答
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