問題
上司が不在のとき、初めての取引先から「上司に挨拶したい」と訪ねてきた。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1上司は不在だと伝えるだけで、すぐ帰ってもらう
- 2会社名・氏名・用件を伺い、名刺や資料を預かって上司に取り次ぐ
- 3上司の代わりに、Aが取引の話を進める
- 4初対面なので、用件を聞かずに丁重に断る
正解
2. 会社名・氏名・用件を伺い、名刺や資料を預かって上司に取り次ぐ
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解説
上司不在時に初めての取引先が挨拶に訪れたら、会社名・氏名・用件を伺い、名刺や資料を預かって上司に取り次ぐのが適当である。これにより上司は相手を把握し、後日改めて対応できる。不在を告げて帰すだけ、用件も聞かず断るのは、せっかくの取引機会を逃しかねず失礼。Aが取引の話を進めるのは越権である。秘書は上司不在時の窓口として、相手に丁寧に応対し、必要な情報を受け取って確実に橋渡しする役割を担う。
一問一答
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