問題
上司が長期出張に出る前に、秘書Aが準備・確認しておくべきこととして不適当なものはどれか。
選択肢
- 1出張中の連絡方法と、緊急時の代理者を確認する
- 2出張中に予定されている来客や会議への対応を決めておく
- 3出張から戻った後の予定は、戻ってから上司が自分で組む
- 4出張中に届く郵便や決裁書類の扱いを取り決めておく
正解
3. 出張から戻った後の予定は、戻ってから上司が自分で組む
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解説
上司の長期出張前には、戻った後の予定も含めて事前に組んでおくのが秘書の役割であり、「戻ってから本人が組む」とするのは準備不足で不適当である。帰社後すぐ動けるよう日程を整えておくのが望ましい。連絡方法と緊急時の代理者、不在中の来客・会議対応、郵便や決裁書類の扱いを取り決めるのは、いずれも不在中の業務を滞らせないための必須準備。出張前後を見通して段取りするのが補佐役の務めである。
一問一答
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