問題
取引先のW氏から上司に面会の予約申し込みがあった。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1上司の予定を確認し、希望日時で会えるかを調整して返事をする
- 2上司に確認せず、Aの判断で日時を約束する
- 3上司は忙しいので、相手の希望を聞かずに断る
- 4面会の予約は受けられないと一律に伝える
正解
1. 上司の予定を確認し、希望日時で会えるかを調整して返事をする
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解説
面会の予約申し込みには、上司の予定を確認し、希望日時で会えるかを調整したうえで返事をするのが適当である。秘書が独断で日時を約束すると上司の予定と衝突する恐れがあり、希望を聞かず断るのは取引機会を失いかねない。一律に予約を断るのも非現実的。秘書は上司のスケジュールを把握し、相手の希望と上司の都合をすり合わせる調整役を担う。確定前に上司の了承を得るのが原則である。
一問一答
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