問題
上司が休暇で不在の日に、急ぎではない問い合わせの電話があった。秘書Aの対応として不適当なものはどれか。
選択肢
- 1本日は不在であることと、次の出社日を伝える
- 2伝言があれば承り、出社後に上司へ確実に渡す
- 3相手に連絡先を確認し、必要なら折り返す旨を伝える
- 4上司が休暇を取っている理由まで、詳しく相手に説明する
正解
4. 上司が休暇を取っている理由まで、詳しく相手に説明する
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解説
上司が休暇を取っている理由まで詳しく相手に説明するのは、上司のプライバシーに関わる情報を不必要に開示する行為で不適当である。急ぎでない問い合わせには、本日不在であることと次の出社日を伝え、伝言があれば承って出社後に確実に渡し、必要なら連絡先を聞いて折り返す旨を伝えるのが正しい。秘書は不在の事実と再開のめどを簡潔に伝えれば足り、私的な事情には立ち入らないのが基本である。なお、急ぎの用件であれば出社まで待たせず、休暇中でも上司に連絡を取ることを検討する。
一問一答
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