問題
上司が在席中、取引先から電話が入ったが上司は別の電話で話し中だった。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1話し中なので、用件を聞かず後でかけ直してもらう
- 2上司が他の電話中であることを伝え、用件を伺うか折り返すかを相手に確認する
- 3通話中の上司の電話を切らせて、新しい電話につなぐ
- 4上司は不在だと伝えて、電話を取り次がない
正解
2. 上司が他の電話中であることを伝え、用件を伺うか折り返すかを相手に確認する
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解説
上司が他の電話で話し中のときは、その旨を伝え、用件を伺うか折り返すかを相手に確認するのが適当である。これにより相手の都合に合わせた対応ができる。用件も聞かずかけ直しを求めるのは不親切で、通話中の電話を切らせて新しい電話につなぐのは先に話している相手に失礼。在席なのに不在と偽るのも不誠実。秘書は上司の状況を正直に伝えつつ、相手に選択肢を示して柔軟に応対する。どちらの相手にも配慮する姿勢が大切である。
一問一答
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