問題
秘書Aの上司は、来客中で取り込んでいる。そこへ別の取引先から上司あてに「今すぐ会いたい」と予約なしの来客があった。Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1上司は来客中だと伝え、用件も聞かずに帰ってもらう
- 2取り込み中の上司の応接室に通し、その場で取り次ぐ
- 3事情を丁寧に説明し、用件や都合を伺ったうえで上司の意向を確認する
- 4自分の判断で、後日改めて来てほしいと一方的に伝える
- 5上司に無断で、別の役員に代わりに会ってもらう
正解
3. 事情を丁寧に説明し、用件や都合を伺ったうえで上司の意向を確認する
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解説
予約なしの来客でも、まずは丁寧に応対するのが秘書の務めである。上司が来客中であることを失礼のないよう説明し、相手の用件や都合を伺ったうえで、可能なら上司の意向を確認するのが適当である。用件も聞かず帰す、取り込み中に割り込む、無断で代理を立てる、独断で後日に回すといった対応は、相手にも上司にも配慮を欠く。臨機応変さと、判断を上司に委ねる節度の両立が問われる。
一問一答
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