問題
上司が在席中に、取引先から上司宛ての伝言を電話で頼まれた。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1伝言は記憶しておき、後で思い出したときに上司に伝える
- 2相手・用件・日時を正確にメモし、復唱して確認のうえ上司に伝える
- 3在席中なので伝言は受けず、直接上司と話すよう求める
- 4伝言の要点だけを大まかに上司に伝える
正解
2. 相手・用件・日時を正確にメモし、復唱して確認のうえ上司に伝える
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解説
伝言を受けるときは、相手の会社名・氏名、用件、日時などを正確にメモし、復唱して確認したうえで上司に伝えるのが適当である。復唱は聞き違いを防ぐ確実な方法である。記憶だけに頼ると伝え忘れや誤りが生じ、要点を大まかに伝えるだけでは内容が不正確になる。上司が在席でも、相手が秘書に伝言を頼んだのなら丁寧に受けるべきで、直接話すよう求めるのは不親切。伝言は「正確に記録し、漏れなく確実に届ける」ことが基本である。
一問一答
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