問題
上司が出張で不在のとき、秘書Aのもとに上司あての急ぎの用件で取引先から電話が入った。Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1上司は不在だと伝えるだけで、用件は聞かずに電話を切る
- 2上司の携帯電話の番号を取引先に教え、直接かけてもらう
- 3用件を聞いて、自分の判断で取引先に回答する
- 4用件を伺い、急ぎであれば上司に連絡して指示を仰ぐ旨を伝える
- 5上司が戻る数日後まで待ってもらうよう一方的に依頼する
正解
4. 用件を伺い、急ぎであれば上司に連絡して指示を仰ぐ旨を伝える
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解説
上司不在時でも、急ぎの用件は放置せず、まず用件を伺うのが基本である。秘書が独断で回答するのは越権であり、上司の携帯番号を無断で外部に教えるのも情報管理上不適当である。急ぎであれば上司に連絡して指示を仰ぐと伝え、橋渡し役に徹するのが適切。緊急度を見極め、上司の判断を要する事項と自分で処理してよい事項を切り分ける力が、不在時対応では特に問われる。
一問一答
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