問題
秘書Aの上司が外出中に、取引先から「至急、上司の判断を仰ぎたい件がある」と電話が入った。上司とはすぐに連絡が取れない状況である。Aの対応として、最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1自分が上司の代わりに判断して回答する
- 2用件を詳しく聞いて記録し、上司が戻りしだいすぐ伝えると伝える
- 3上司は外出中なので分からないと言い、電話を切る
- 4取引先に、後で改めてかけ直すよう一方的に頼む
- 5上司の自宅に電話し、家族に判断を求める
正解
2. 用件を詳しく聞いて記録し、上司が戻りしだいすぐ伝えると伝える
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解説
上司不在で判断を仰ぐ電話が来た場合、秘書が代わりに判断することはできない（職務の限界）。しかし「分からない」で済ませるのも不適当である。正しくは用件を詳しく聞いて正確に記録し、上司が戻りしだい速やかに伝えると約束すること。可能なら緊急度を確認し、連絡手段があれば上司に取り次ぐ努力もする。相手の不安を和らげつつ、確実に伝言をつなぐのが補佐役としての適切な対応である。
一問一答
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