問題
秘書Aは、上司から仕事を指示されたとき、内容を正しく受けるためにメモを取りながら聞いている。指示の受け方として、不適当と思われるものはどれか。
選択肢
- 15W3H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくつ・いくら）を意識して聞く
- 2不明な点は指示を最後まで聞いたうえで、まとめて確認する
- 3指示が終わったら、要点を復唱して内容に間違いがないか確かめる
- 4上司の話を途中でさえぎり、思いついた質問をその都度はさむ
- 5締め切りや優先度を確認し、いつまでに仕上げるかを把握する
正解
4. 上司の話を途中でさえぎり、思いついた質問をその都度はさむ
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解説
指示を受けるときは話を最後まで聞き、5W3Hを意識してメモを取り、不明点は終わってからまとめて確認するのが基本である。最後に要点を復唱すれば認識のずれを防げる。上司の話を途中でさえぎって質問をはさむのは、話の流れを乱し相手の時間を奪うため不適当。締め切りや優先度の確認も忘れてはならない。正確な指示受けは仕事の出来を左右する、秘書の基本動作である。
一問一答
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