問題
秘書Aは、上司あての電話を受けて取り次ごうとしたが、上司は別の電話で話し中だった。このときのAの応対として、最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1すぐに上司の通話を中断させ、新しい電話を優先してつなぐ
- 2ただ今ほかの電話に出ていることを伝え、待つか折り返すかの意向を尋ねる
- 3上司は話し中なので、用件は受けられないと言って切る
- 4相手に何も言わず、上司の通話が終わるまで長時間保留にし続ける
- 5上司の通話相手に代わってもらい、新しい電話を先に取り次ぐ
正解
2. ただ今ほかの電話に出ていることを伝え、待つか折り返すかの意向を尋ねる
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解説
上司が別の電話中のときは、「ただ今ほかの電話に出ております」と状況を伝え、相手に「お待ちいただくか、折り返しお電話するか」の意向を尋ねるのが適当である。進行中の通話を勝手に中断させたり、相手に断りなく長く保留にし続けたりするのは双方に失礼。用件を受けないと突き放すのも不適当である。相手の都合を確認し、確実に取り次げる方法を選ぶのが、電話応対における基本的な配慮である。
一問一答
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