問題
次は秘書の職務の範囲について述べたものである。中から不適当と思われるものを選べ。
選択肢
- 1上司のスケジュールを管理し、面会や会議の予定を調整する
- 2上司宛ての文書や電話を取り次ぎ、来客の応対をする
- 3上司の決裁が必要な案件について、上司に代わって自分が決裁する
- 4上司の出張に必要な交通機関や宿泊の手配をする
- 5上司の指示で資料を収集し、必要に応じて整理・作成する
正解
3. 上司の決裁が必要な案件について、上司に代わって自分が決裁する
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解説
秘書は上司の補佐役であり、上司の権限に属する「決裁（意思決定）」を代行することはできない。これは職務の限界であり、決裁を代行するのは越権で不適当である。スケジュール管理・文書や電話の取り次ぎ・来客応対・出張手配・資料収集や作成は、いずれも上司を補佐するための定型的な秘書業務である。秘書は「上司が判断・決定しやすいように整える」役割であり、判断そのものは行わないと覚えておくとよい。
一問一答
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