問題
上司が外出中に取引先から電話があり、「至急、上司と話したい用件がある」と言われた。上司の戻りは夕方の予定である。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1上司は夕方まで戻らないと伝え、それまで待ってもらう
- 2用件と連絡先を伺い、上司に連絡を取って指示を仰ぐか、戻り次第すぐ折り返す旨を伝える
- 3自分が代わりに用件を聞いて、その場で回答する
- 4急ぎなら直接上司の携帯にかけてほしいと番号を伝える
- 5上司は不在なので分かりかねると言って電話を切る
正解
2. 用件と連絡先を伺い、上司に連絡を取って指示を仰ぐか、戻り次第すぐ折り返す旨を伝える
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解説
至急の用件には、まず相手の用件と連絡先を確認し、上司に連絡が取れるなら指示を仰ぎ、難しければ戻り次第すぐ折り返す旨を伝えるのが適切である。相手を不安にさせず、上司に判断を委ねられる。ただ待たせる・分かりかねると切るのは不親切で機会損失になり、秘書が独断で回答するのは越権。取引先に上司の携帯番号を無断で教えるのも情報管理上不適当である。「用件と連絡先を聞く」が応対の基本。
一問一答
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