問題
秘書Aは上司から「明日の会議の資料を10部用意しておくように」と指示された。準備を進める中で、出席者が当初より2名増えそうだと別の社員から聞いた。Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1指示は10部なので、言われたとおり10部だけ用意する
- 2出席者が増えそうだと上司に確認し、必要部数を改めて指示してもらう
- 3気を利かせて、確認せずに勝手に20部用意しておく
- 4増えた2名分は当日その場でコピーすればよいと考え、何もしない
- 5別の社員に部数の判断を任せ、その人の言うとおりにする
正解
2. 出席者が増えそうだと上司に確認し、必要部数を改めて指示してもらう
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解説
当初の指示と状況が変わった可能性があるときは、自分で判断せず上司に事実を伝えて指示を仰ぐのが適切である。出席者数は会議の前提条件であり、確認すれば確実に対応できる。指示どおり10部だけで足りないおそれを放置するのは配慮不足、無断で大幅に増やすのは指示の逸脱や無駄につながる。当日その場でコピーは混乱のもと。判断の根拠となる情報を上司に上げ、決定を仰ぐのが秘書の正しい補佐の仕方である。
一問一答
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