問題
次は上司不在時の秘書の対応について述べたものである。中から不適当と思われるものを選べ。
選択肢
- 1上司宛ての来客には、不在であることと戻りの予定を伝え、用件を伺う
- 2上司宛ての郵便物のうち、急ぎでない一般的なものは整理して上司の机に置いておく
- 3「親展」と書かれた上司宛ての封書を、内容を確認するため開封しておく
- 4電話の伝言は要点をメモにとり、上司が戻ったら確実に伝えられるようにする
- 5判断を要する案件は、上司の戻りを待つか、必要なら連絡を取って指示を仰ぐ
正解
3. 「親展」と書かれた上司宛ての封書を、内容を確認するため開封しておく
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解説
「親展」は名宛人本人が開封すべき文書を意味し、秘書が開封してはならない。したがって内容確認のために開封するのは不適当である。来客に不在と戻りを伝えて用件を伺う・急ぎでない一般文書を机に置く・伝言の要点をメモする・判断を要する案件は上司の指示を仰ぐは、いずれも上司不在時の適切な対応である。郵便の取り扱いでは「親展」「書留」など本人や受領印が必要なものに注意することが大切である。
一問一答
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