問題
上司が在席中に取引先から電話があったが、上司は別の電話に出ていてすぐには出られない。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1上司は今出られないので、用件は分からないと言って切る
- 2ただ今別の電話に出ている旨を伝え、終わり次第かけ直すか、しばらく待てるかを尋ねる
- 3上司を呼ぶため、相手を待たせたまま黙って受話器を置き続ける
- 4上司の電話を中断させて、すぐに代わってもらう
- 5相手に後でまたかけ直してほしいと一方的に頼む
正解
2. ただ今別の電話に出ている旨を伝え、終わり次第かけ直すか、しばらく待てるかを尋ねる
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解説
上司がすぐ出られないときは、状況を正直に伝えたうえで、折り返すか待てるかを相手に尋ね、意向を確認するのが適切である。相手に選択肢を示すことで失礼がない。用件も聞かず切る、無言で長く待たせる、一方的にかけ直しを頼むのは不親切。上司の通話を中断させてまで代わるのも、相手や場面によっては不適当である。相手の都合を尊重し、こちらの対応案を提示するのが電話応対の基本姿勢である。
一問一答
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