問題
秘書Aの上司が出張中に、上司が役員を務める社外団体から「次回の理事会の日程を上司の都合に合わせて調整したい」と連絡が入った。Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1上司の予定表を見て、空いている日を自分の判断で先方に確定回答する
- 2上司の予定の概況を踏まえつつ候補日を控え、上司に確認してから先方へ返答する
- 3上司が出張中で分からないと答え、こちらからは何も対応しない
- 4先方の希望日を上司の他の予定より優先し、既存の予定を勝手に動かす
- 5上司に確認するのは手間なので、毎回断っておくことにする
正解
2. 上司の予定の概況を踏まえつつ候補日を控え、上司に確認してから先方へ返答する
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解説
日程調整は上司の意向確認が前提であり、出張中でも候補日を控えておき、上司に確認してから先方へ返答するのが適当である。秘書が空き日を勝手に確定するのは越権で、他の予定との優先順位を誤る危険がある。出張中だからと何も対応しないのは機会を逃し、既存予定を無断で動かす・一律に断るのも不適当。秘書は「情報を集めて整え、決定は上司に委ねる」のが役割で、調整事は候補提示にとどめるのが原則である。
一問一答
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